Els impagaments són una de les situacions que més poden afectar el dia a dia d’una empresa. Una factura pendent no és només una qüestió administrativa: si s’acumulen, poden generar problemes de liquiditat, tensions amb proveïdors i dificultats per afrontar les despeses habituals del negoci.
Per això, quan un client no paga dins del termini acordat, és important actuar amb rapidesa i conèixer quines opcions té l’empresa per reclamar el deute.
Què podem considerar un impagament?
Parlem d’impagament quan, arribat el venciment acordat, el client no compleix amb l’obligació de pagament d’una factura o d’un altre deute.
Abans d’iniciar qualsevol reclamació, però, és important comprovar que la quantitat és correcta, que el servei o producte ha estat efectivament lliurat i que existeix documentació que permet acreditar l’operació.
Per això, conservar factures, contractes, pressupostos, albarans, correus electrònics i qualsevol altra comunicació amb el client pot ser fonamental si posteriorment cal reclamar el deute.
Què ha de fer una empresa quan un client no paga?
No tots els impagaments requereixen arribar immediatament als tribunals. En molts casos, és recomanable seguir diferents passos i valorar la situació abans d’escollir la via de reclamació.
1. Revisar la documentació
El primer pas és comprovar l’existència i les condicions del deute.
Cal revisar:
- La factura pendent.
- El contracte o acord entre les parts.
- El termini de pagament pactat.
- Els serveis o productes facturats.
- Els justificants de lliurament o prestació.
- Les comunicacions mantingudes amb el client.
Tenir aquesta informació ordenada permet determinar amb claredat què es reclama i sobre quina base.
2. Contactar amb el client
Abans d’iniciar accions legals, pot ser convenient contactar amb el client per conèixer el motiu de l’impagament.
En alguns casos, pot tractar-se d’un error administratiu, un problema amb la factura o un retard puntual.
Si el deute és reconegut, també es pot valorar un acord de pagament o un calendari per regularitzar la situació.
3. Fer una reclamació formal
Si el client no respon o no regularitza el pagament, es pot efectuar una reclamació formal del deute.
És important deixar constància de la reclamació i concretar aspectes com l’import pendent, l’origen del deute i el termini concedit per efectuar el pagament.
Aquesta reclamació també pot ser rellevant si posteriorment és necessari iniciar un procediment judicial.
I si el client continua sense pagar?
Quan les vies extrajudicials no funcionen, l’empresa pot valorar acudir als tribunals per reclamar el deute.
Una de les vies que pot resultar aplicable en determinats casos és el procediment monitori, pensat per reclamar judicialment deutes dineraris que siguin líquids, determinats, vençuts i exigibles.
La documentació disponible serà especialment important en aquest punt, ja que permet acreditar l’existència de la relació comercial i del deute reclamat.
No obstant això, la via adequada dependrà de les característiques de cada cas i de la resposta del deutor.
Es poden reclamar interessos per l’impagament?
En determinades situacions, a més de l’import principal del deute, l’empresa pot tenir dret a reclamar interessos de demora i, si escau, determinats costos associats a la gestió del cobrament.
En les operacions comercials, la normativa de morositat estableix mecanismes específics relacionats amb els terminis de pagament i els interessos de demora.
Per això, és important revisar les condicions de cada operació abans de determinar què es pot reclamar.
El més important: no esperar massa
Un dels errors més habituals és deixar passar el temps esperant que el client acabi pagant.
Com més temps passa, més difícil pot resultar gestionar el cobrament i més impacte pot tenir l’impagament sobre la tresoreria de l’empresa.
Per això, és recomanable disposar de procediments interns de control de cobraments que permetin detectar ràpidament les factures vençudes i actuar davant dels primers indicis de morositat.
La prevenció també passa per establir correctament les condicions de pagament, documentar les operacions i revisar la solvència dels clients quan sigui necessari.
Què pot fer Nomikos per ajudar la teva empresa?
Gestionar un impagament pot consumir temps i recursos que l’empresa necessita per continuar centrada en la seva activitat.
A Nomikos oferim assessorament jurídic per analitzar cada situació, valorar les diferents vies de reclamació i determinar quina estratègia pot ser més adequada en funció de les circumstàncies.
Des de la reclamació extrajudicial fins a l’assessorament i seguiment de les accions judicials que corresponguin.
Perquè reclamar un deute no és només recuperar una factura: és protegir la liquiditat i els interessos de la teva empresa. Si tens factures pendents de cobrament i no saps com actuar, contacta amb Nomikos i estudiem el teu cas.